Ehandel viktig for styring med ressursbruk

Avdelingsdirektør Anders Skumsnes, Helse Øst RHF

En virksomhet får ikke god nok oversikt over og styring med sin ressursbruk før det er kontroll og effektiv kommunikasjon helt nede på produktnivå. For å lykkes i det trengs ehandel, konstaterer avdelingsdirektør Anders Skumsnes i Helse Øst RHF. Han legger vekt på betydningen av at informasjonen må være lik, oppdatert og tilgjengelig for alle aktørene til enhver tid. Dette er også fordelaktig også for leverandørene.

Helse Øst RHF omfatter sju helseforetak, og om lag hver tredje krone av den årlige driftsrammen på 25 milliarder kroner utgjør kjøp av varer og tjenester. Nær 300 000 ordre går hvert år ut til leverandørmarkedet, og det er en lang, lang rekke av de 31 000 i den desentraliserte innkjøpsorganisasjonen som har praktisk innkjøpsansvar.

Det er etablert et innkjøpsprogram, INNHØST, for å gjennomføre foretakets treårige strategiplan for innkjøp og forsyning. Lederen for gjennomføringen, avdelingsdirektør Anders Skumsnes, forteller at ehandel er en del av dette programmet. Han berømmer i den forbindelse innsatsen som ”parhestene” Ullevål universitetssykehus HF og Sykehuset Asker og Bærum HF har gjort gjennom sin pilotvirksomhet med ehandel. Ved sin handlevirksomhet på Markedsplassen ehandel.no omsetter de nå for nær en million kroner ukentlig – og det er økende. Katalogene som er lagt inn der, omfatter i størrelsesorden 25 000 artikler.

Virkemiddel

- For oss er ehandel ikke først og fremst et spørsmål om valg av teknologi, men et virkemiddel for å fremme effektivisering, samordning og standardisering, understreker han. Vårt hovedformål er å drive pasientbehandling, og vi blir – av omverdenen, brukere, politikere og media målt på om behandlingen er god og om vi forvalter ressursene tillitvekkende.

I lys av dette har Helse Øst tatt mål av seg til å rydde opp i eget hus ved å strømlinjeforme og samordne innkjøpene. Et sentralt punkt er kommunikasjonen mellom alle dem som kjøper inn og foretakets mange leverandører.

- Informasjonen må være lik, oppdatert og tilgjengelig for alle aktørene til enhver tid, poengterer han. Elektroniske kataloger imøtekommer dette behovet. Her kan leverandørene løpende oppdatere inngåtte avtaler, og brukerne – som primært skal behandle pasienter, kan enkelt finne ut hva de trenger. Samtidig kan katalogene organiseres slik at behovene som sykehusenes ansatte har, dekkes.

Oversikt og styring

Den kommunikasjonen som elektroniske varekataloger gir, gjør at foretaket dels kan opprettholde sin desentrale innkjøpsorganisering, dels kan hele tiden ha oversikt over hvem som kjøper hva hos hvem – med andre ord ha en langt bedre kunnskap om ressursbruken. For leverandørene innebærer det fordeler med økt avtalelojalitet, noe som også gir foretaket forhandlingsstyrke når nye avtaler skal inngås.

- Vi må ned på produktnivå dersom vi skal få den nødvendige oversikten over hvor vi bruker penger, og til hva vi disponerer ressursene, fremholder avdelingsdirektør Skumsnes. Ehandel gir oss denne muligheten. Løpende oppdatert informasjon om produktene, som for eksempel produktdatablad, er viktig for å sikre en riktig anvendelse av produktene. Dette er med på å sikre optimal kvalitet på vår behandling av pasienter, legger han til. I sum kan vi si at tre stikkord dekker hva elektronisk kommunikasjon gir foretaket: Styring, oversikt og kommunikasjon. Det er et vesentlig grunnlag for effektiv og riktig ressursbruk.

Forsyningsstruktur

Helse Øst er også i gang med å planlegge en felles forsyningsstruktur. Et pilotprosjekt er etablert, og det tas sikte på å gjennomføre den nye strukturen i 2007. Skumsnes opplyser at forsyningsstrukturen omfatter så vel beredskapsbehovet som den løpende forsyning av bl.a. medisinske forbruksvarer.

- Også her er det nødvendig å ha en felles kunnskapsbase som til enhver tid er oppdatert og tilgjengelig. Igjen er ehandel nøkkelen, presiserer han, og peker på behovet for standardisering ved bruk av ulike klassifiseringssystemer.

- Hva med elektronisk fakturering?

- Egentlig er det ikke behov for fakturaene, konstaterer Skumsnes. Bruk av elektroniske verktøy gir oss organisasjons- og økonomistyring, det vil bl.a. si en effektiv formidling av fullmakter. Samtidig sikrer det en oversikt over om det er mer penger igjen til kjøp, det gir en effektiv håndtering av bilag, ordre, ordrebekreftelse, anvisning, kontroll av mottatt vare og etterbruk. Ved å legge til grunn avtalen om kommersiell samhandling, kan jeg egentlig ikke se behovet for også å utstede fakturaer. Et slikt kvalitetssikret ehandelbasert system bør være godt nok grunnlag til at leverandørene direkte kan få sine penger når leveranser er i følge avtale.