E-suksess i Trondheim

Innkjøpssjef Jan-Ivar Bjørnli, Trondheim kommune (foto: Geir Hageskal)

Innføringen av ehandel i Trondheim kommune har så langt vært en suksess. En evalueringsrapport dokumenterer så vel økonomiske gevinster som kostnadskontroll i hele det fire år lange prosjektet. Prosjektet er gjennomført som utvikling av innkjøpsområdet og ikke et IT-prosjektet, heter det i rapporten. Dette sammen med ”tvungen” bruk av ehandel er etter vår mening de viktigste suksessfaktorene til prosjektet, skriver rapportforfatterne. Men Trondheim vil videre: - Vi er så vidt i gang med å forberede et prosjekt som gjelder innføring av efaktura, forteller innkjøpssjef Jan-Ivar Bjørnli i kommunen.

Sluttrapporten fra innføringsprosjektet ”E-handel Trondheim kommune” forelå for kort tid siden. Den er laget av Idea bedriftsrådgivning AS på oppdrag fra og i samarbeid med Innkjøpstjenesten i kommunen. De totale årlige innkjøp til drift i kommunen utgjør om lag 700 millioner kroner. Kommunen sto i 2005 for om lag 15 prosent av den samlede omsetningen på Markedsplassen ehandel.no.

Innføringsprosjektet har foregått i perioden 2002 til utgangen av 2005. Det er gjennomført som et prosjekt for utvikling av innkjøpsområdet og ikke et IT-prosjektet heter det i rapporten. Dette sammen med ”tvungen” bruk av ehandel er etter vår mening de viktigste suksessfaktorene til prosjektet, skriver rapportforfatterne. Kostnadene knyttet til prosjektet har også vært innenfor de rammer som prosjektet ble gitt.

Økonomiske gevinster

De direkte økonomiske effektene har vært knyttet til to områder, nemlig økt rammeavtalelojalitet og reforhandling av eksisterende avtaler, heter det, og gevinstene ligger mellom 12,3 til 17, 6 millioner kroner inkl. moms årlig. I rapporten presiseres det imidlertid at de omtalte økonomiske effektene ikke ene og alene skyldes prosjektet eller ehandel som teknisk løsning, Andre forhold enn prosjektet påvirker både lojalitetsutvikling og priser i forbindelse med reforhandling av avtaler.

- Når vi likevel, poengteres det i rapporten, finner det rimelig å tillegge prosjektet de nevnte effektene, er det fordi vi mener innføring av ehandel har vært avgjørende for den utviklingen som har skjedd og de effekter som er identifisert.

Tilfredse ledere

Innkjøpssjef Jan-Ivar Bjørnli og finansdirektør Snorre Glørstad i kommunen er begge tilfredse med resultatene som prosjektrapporten avdekker. Kostnadsrammen er holdt gjennom de fire årene som prosjektet har vært i gang, og resultatene er dokumentert – og godt og vel i pakt med målene for prosjektet. Glørstad legger vekt på at det ikke alltid er slik at prosjekter i effektiviseringssammenheng både oppviser gode, konkrete resultater og som dessuten kan dokumenteres. - Dette viser at vi er på rett vei, sier han, og i tiden fremover vil utrullingen pågå for fullt videre.

Mens leverandørene i en tidlig fase av prosjektet var noe tilbakeholdne, forteller Bjørnli at miljøet nå heller ivrer etter å bruke ehandel – og tilbyr ekstra rabatter dersom handelen foregår elektronisk. – Dette er i seg selv en viktig suksessfaktor, poengterer han.

Finansdirektør Snorre Glørstad, Trondheim kommune (foto: Geir Hageskal)

Forbud mot papir

Trondheim kommune startet arbeidet med ehandel med å invitere avdelingene i kommunen til frivillig å ta i bruk dette verktøyet, men skjønte etter hvert at man på den måten ikke ville komme opp i et stort nok omsetningsvolum. Derfor innførte kommunen 1. januar 2005 et forbud mot bruk av papir ved bestillinger. Da snudde trenden, og det ønskelige volumet kom. Bjørnli opplyser at det stort sett har vært en positiv mottakelse blant de ansatte av denne ”påbudslinjen”, men det har vært et viktig element å gi brukerne den nødvendige kompetanse til å håndtere verktøyet og se nytten av å bruke det. For kommunen som et hele, har den valgte linjen utvilsomt vært nyttig.

Prosjektet omfatter 220 avdelinger og ca. 1100 brukere. Det er 35 – 40 000 ordre årlig som nå strømmer gjennom Trondheim kommunes elektroniske innkjøpssystem.

- Vi er så vidt i gang med å forberede et prosjekt som gjelder innføring av efaktura, fortsetter innkjøpssjefen. Vi tar sikte på å innføre skanning av fakturaer og til slutt komplett elektronisk fakturahåndtering skritt for skritt. Starten ventes å finne sted i løpet av inneværende år. Det er først når vi har et komplett ehandelssystem, det vil si at hele kjeden fra bestilling til betaling av faktura er elektronisk, at vi kan se etter gevinster forbundet med forenklede arbeidsprosesser.

Ta ut gevinster

Når det gjelder det å ta ut gevinstene, er det i Trondheim en oppgave for den enkelte avdeling. Sentraladministrasjonen gir effektiviseringsmål, og så er det opp til avdelingene hvorledes de ordner seg for å nå målene. Effektivisering på innkjøpssiden gir gevinster som avdelingene kan nyttiggjøre seg i den forbindelse. Finansdirektør Glørstad peker på en rekke forutsetninger for å lykkes med et slikt prosjekt som dette:

- Blant de viktigste er en solid forankring helt til topps i kommunen. Det har vi her i Trondheim, i og med at bystyret er svært opptatt av effektivisering av innkjøpene. I hver budsjettdebatt de siste årene, og dessuten tidvis andre ganger også, er innkjøp behørig trukket fram. En annen viktig forutsetning er at de som skal arbeide med å innføre nye effektiviseringsverktøy, som for eksempel ehandel, får nødvendig tid på seg. Resultatmålene må være tydelige, men tiden fram til rapportering må være fornuftig, sier Glørstad, som poengterer at ”heldekkende ehandel” er et utmerket verktøy for økonomisk styring og kontroll, samtidig som det gir kunnskap om innkjøp i form av bl.a. statistikk.

Les hele sluttrapport fra innnføringsprosjektet her