Innkjøpsstrategi for proffere Bergens-kjøp

Bergen kommune har fått på plass sin innkjøpsstrategi, og forventningene er store så vel i det politiske som faglige miljøet i kommunen. Strategien innebærer bl.a. satsing på kompetanse, lederforankring og tilgang på gode elektroniske verktøy, og tilgang på ressurser for å få det til. Det er på høy tid vi blir mer profesjonelle og får samlet og koordinert ressursene, sier byråd Henning Warloe i en kommentar, mens innkjøpssjef Birgitte Gullestad mener at alt nå ligger til rette for en vellykket gjennomføring av planene.

Strategidokumentet som ble vedtatt i bystyret 25. juni, ledsages også av nødvendige handlingsplaner. Det var byrådet som i januar i år bad om å få en konsernovergripende innkjøpsstrategi for kommunen. Bakgrunnen var resultatene av en forvaltningsrevisjon i regi av kommunerevisjonen i 2006, der det bl.a. kom fram at flere anskaffelser i kommunen var gjort i strid med gjeldende regler.

Den nye innkjøpsstrategien er utarbeidet gjennom deltakelse i Ehandelssekretariatets seminarserie om etablering av målsetninger, strategi og planer for offentlige virksomheters innkjøp som inkluderer bruk av elektroniske prosesser. Bergen kommune var eneste kommunale deltaker i denne første omgangen. Etter sommeren vil det bli gjennomført ytterligere seminarserier med muligheter for å delta både for kommuner og statlige virksomheter.

Strategien skal sikre at Bergen kommune følger lov om offentlige anskaffelser for samtlige innkjøp. Det er allerede – fra og med 1. mai i år – innført utlysningsplikt for alle anskaffelser som har en verdi over 100.000 kroner, og innkjøpsavdelingen skal inn som et koordinerende ledd for alle anskaffelser.

Elektroniske verktøy

Elektroniske verktøy skal brukes i langt større grad. Alle anskaffelser over 100 000 kroner skal publiseres på Doffin – databasen for offentlige innkjøp. Det skal tas i bruk elektroniske verktøy til å gjennomføre konkurranser, i tillegg til elektroniske løsninger for varemottak og e-faktura med automatisk kobling til bestilling.

Strategien legger også stor vekt på samfunnsansvar, etikk og miljø. Miljøhensyn skal tas med i konkurransegrunnlaget ved alle anskaffelser som Bergen kommune foretas, heter det, og det skal også tas hensyn til universell utforming ved alle aktuelle anskaffelser. Hver enkelt innkjøpsansvarlig i Bergen kommune skal opptre med stor integritet når det gjelder etikk og omdømme.

Politisk ståsted

Byråden for finans, kultur og næring i Bergen, Henning Warloe, har det politiske fagansvaret for kommunens innkjøpspolitikk, og han karakteriserer den nye innkjøpsstrategien som svært viktig:

- Vi har definitivt behov for å bli mer profesjonelle på dette området. Det er på høy tid at en så stor organisasjon får samlet og koordinert sin kompetanse. Innkjøpsstrategien er ikke bare kommet for å rette opp hva som er feil – det er også knyttet sterke positive ambisjoner til den. Profesjonalitet og kompetanse skal styrkes.

Warloe minner om forvaltningsrevisjonen som ble gjort, samtidig som han trekker fram at kommunen har fått på plass en egen internkontroll, som skal overvåke at alle vedtak etc. gjennomføres etter forutsetningene.

- Vi skal bli bedre, få bedre struktur på kjøpene og spare penger. Likeledes kommer det en mer koordinert organisering av funksjon og prosesser som er mer åpen, og dermed settes vi i stand til å benytte vår markedsmakt på en bedre måte, fastslår byråden.

Innkjøpsfaglig synsvinkel

Innkjøpssjef Birgitte Gullestad er også godt fornøyd:

- Innkjøpsavdelingen har fått et klart mandat som det koordinerende ledd i kommunens innkjøpsprosesser, fremhever hun, og trekker fram disse punktene for å markere hva som er det viktigste ved strategien:

• tydeliggjøring av rollene som politiker/leder, innkjøper, medlem av anskaffelsesgruppe og bestiller
• økt krav til samhandling både på tvers av rollene og innenfor rollegruppene
• økt oppmerksomhet på samfunnsinteresser og etikk
• fokus på kompetanse tilpasset de ulike innkjøpsfaglige rollene.
• satsing på bruk av elektroniske verktøy

- Hva skal til for å få gjennomført handlingsplanen?

- Byrådet har vedtatt økt ressursinnsats for perioden 2008-2011. Det er viktig fordi hovedutfordringene for gjennomføringen av handlingsplanen er nettopp kapasitet, kompetanse, lederforankring og tilgang på gode elektroniske verktøy. Med dette som utgangspunkt mener jeg at alt ligger til rette for en målrettet og vellykket gjennomføring av handlingsplanen, understreker Gullestad.