Innfører obligatorisk bruk av e-handel

Fra 1. oktober i år innfører Fredrikstad kommune obligatorisk bruk av e-handel ved kjøp fra de leverandørene som er representert med kataloger på markedsplassen Ehandel.no. Da gjelder ikke lenger bestilling i telefon, på faks eller i andre papirformat. Dette opplyser innkjøpskonsulent Ivar Larsen i kommunen. Leverandørene stiller seg positive til rutineendringen, og Larsen forteller at kravet om obligatorisk e-handel over Ehandel.no etter hvert skal utvides til å gjelde alle kommunens leverandører og anskaffelser.

Fredrikstad kommune har benyttet seg av den offentlige markedsplassen Ehandel.no siden 2001. Bakgrunnen for e-handelsprosjektet i kommunen er de store ressursene som benyttes til å forvalte bestillinger, mottakskontroll og behandling av papirbaserte fakturaer. Kommunen har et driftsinnkjøp på 750 millioner kroner pr. år, og den behandler om lag 100 000 inngående fakturaer årlig. Innkjøpskonsulent Larsen peker på at elektroniske løsninger skal bidra til bedre kontroll og dermed redusere faren for feil – og etter hvert gi utslag på pris. Erfaringer fra andre organisasjoner viser at innkjøpspriser kan reduseres med 8-12 prosent ved bruk av elektroniske innkjøpstjenester og økt lojalitet til rammeavtalene.

- I tillegg, poengterer Larsen, oppnår vi en betydelig miljøgevinst ved å benytte oss av elektroniske løsninger. De 100 000 årlige fakturaene tilsvarer tre tonn papir!

Fra og med 1. oktober i år innfører Fredrikstad kommune nye e-handelsrutiner:

- Alle virksomheter skal bestille varer og tjenester via Ehandel.no fra avtalte leverandører som har elektronisk katalog. I tillegg, opplyser innkjøpskonsulenten, skal flest mulig fakturaer håndteres elektronisk fra avsendelse til betaling.

Leverandører med katalog

Kommunen har for tiden avtaler med 15 leverandører som har slik katalog, som benytter Ehandel.no. Disse representerer en omsetning i kommunen på nær 100 millioner kroner i året. Larsen forteller at antallet leverandører til Fredrikstad kommune på denne markedsplassen gradvis vil bli utvidet. Etter hvert skal alle anskaffelser – også tjenesteleverandørene – som kommunen foretar, gå for seg på Ehandel.no.

Larsen fremhever at leverandørene i det alt overveiende stiller seg positive til at kommunen innfører obligatorisk bruk av handel over Ehandel.no. Økt avtalelojalitet innebærer økt handel, og dessuten er e-faktura-løsningen bygget på at det er en ”oversetter” – meldingssentral – mellom kommunens fakturamottak og den enkelte leverandørs system. Det innebærer at leverandørene ikke trenger å anskaffe nye systemer – deres fakturaformater vil ved bruk av en enkel programvare bli oversatt og lest korrekt i kommunens mottakksystemer for e-faktura.

Baker i spissen

Bruken av e-faktura ble påbegynt i april, og nå er det fem leverandører som er med. Siden starten er det kommet nær 3 500 fakturaer til kommunen på denne måten.

- For oss er det viktig å begynne med de leverandørene som omsetter mest hos oss når det gjelder overgang til elektroniske løsninger, fremholder innkjøpskonsulent Ivar Larsen. Det gjelder også e-faktura. Og her er det ikke spørsmål om leverandøren er en stor virksomhet eller hvilken bransje vedkommende hører til. En av de første til å benytte så vel e-handel som e-faktura var Christensens AS Bakeri & Konditori, som er en stor leverandør hos oss. Men som er en utpreget SMB-bedrift. I pipeline nå finner vi bl.a. store virksomheter som Tine, Telenor og energileverandøren Fredrikstad Energisalg/Hafslund.

Larsen forteller at den store utfordringen i bruk av elektroniske kataloger gjelder katalogene, der kvalitet og oppdatering er viktige nøkkelord. Synkronisering av og timing for prisendringer i katalogene er blant det som kommunen for tiden arbeider mest med på dette feltet.