Kjøpende virksomheter på Ehandel.no

Høgskolen i Lillehammer

Ved å ta i bruk ehandel vil høgskolen legge til rette for effektive anskaffelsesprosesser og frigjøre tid og økonomiske ressurser til primær virksomheten. Bruk av ehandel og Markedsplassen skal bidra til at høgskolen er sikret tilgang på de varer og tjenester som er nødvendig for å støtte opp om primærvirksomheten.

Høgskolen tar i bruk bestillingssystem og elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy i løpet av 2008, slik at da vil prosessen fra behov oppstår til betaling være elektronisert. Det vil deretter fortløpende bli jobbet med å få en størst mulig andel av anskaffelsene over på ehandel.

Høgskolen er akkurat i ferd med å innføre bestillingssystemet Visma Proceedo i samarbeid med UH-sektoren for øvrig. Systemet er integrert mot høgskolens regnskapssystem og elektroniske fakturahåndteringsystem.

Piloten er i avslutningsfasen og vil bli rullet ut til den øvrige delen av virksomheten så fort som mulig. Vi har i dag 6 – 7 leverandører inne på ehandel, og vil fortløpende fortsette med å få flest mulig inn.

Fleksibilitet i de systemene som benyttes i ehandel er en kritisk faktor. Det gjelder både at de er enkle å bruke og administrerer, at de er ”ubyråkratiske”, og at de kan benyttes av både store og små leverandører med forskjellig ressurser. Dette er også utfordringer som Markedsplassen må jobbe med, for skal ehandel og bruk av Markedsplassen bli effektiv så må den ha høy grad av fleksibilitet og være enkelt.

Basert på det jeg mener er kritiske faktorer, så gjenstår det en del arbeid på å tilrettelegge for at flere leverandører opp på ehandel. For det kan bli for ressurskrevende for små leverandører å komme seg opp, både kompetansemessig og kostnader til infrastrukturen, i forhold til det salgsvolumet leverandøren får inn på ehandel.

Vi har ikke satt opp konkrete resultatmål for å ta i bruk ehandel, men vi ønsker å oppnå økt kvalitet samtidig som vi ønsker å forenkle innkjøpsprosessene, og at vi på sikt gjennom dette kan oppnå bedre priser. Evalueringene vil knytte seg til hvor stor andel av anskaffelser som går gjennom ehandel der vi har avtaler, og fortløpende jobbe med å få flere leverandører og produktområder inn på enhandel. Høgskolens strategi for innkjøpsområdet gjelder fram til 2011.

UH-sektoren samarbeider på innkjøpsområdet, både gjennom fellesanskaffelser og faglig samarbeid. Vi har ikke så langt brukt mye ressurser på benchmarking internt eller med andre virksomheter, utover at vi bruker erfaringene som er gjort fra andre tilsvarende virksomheter i vårt arbeide på innkjøpsområdet.

Virksomhetsbeskrivelse

• Lillehammer kommune, 25 000 innbyggere og en utstrekning på 477 km2.
• Oppland fylkeskommune, 183 000 innbyggere og en utstrekning på 25.192 km2
• Virksomhetens størrelse: Antall ansatte: ca 300
• Budsjett/omsetning pr år: ca 280 mill. kroner
• Omsetningsvolum (anskaffelser): Ca 60 mill i kroner/år, 6000 – 7000 transaksjoner/år.
• Innkjøp egnet for elektronisk handel: standardprodukter på rammeavtaler og større anskaffelser etter anbudsprosesser
• Planlagte antall rammeavtaler som skal gjøres elektronisk tilgjengelig: Det vil bli fortløpende vurdert hvilke produktgrupper som det inngås rammeavtaler på.
• Forventede bruker av Markedsplassen: samme antall som skal kunne handle elektronisk.

Status

• Andelen handel som i dag foregår elektronisk: Er i oppstartsfasen
• Antall leverandører det handles elektronisk i fra i dag: 6 – 7 leverandører
• Antall ansatte som handler elektronisk i dag: 10 – 15 personer