Rammeavtale inngått med to leverandører

Elektronisk konkurransegjennomføring (KGV) på Ehandel.no

På vegne av oppdragsgiverne KS og Fornyings- og administrasjonsdepartementet gjennomførte Ehandelssekretariatet i 2007 en prosess for anskaffelse av verktøy for gjennomføring av konkurranser om offentlige innkjøp (KGV). Ansvaret for å forvalte KGV-rammeavtalene er fra 1. januar 2008 overført til Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI). Verktøyene er internettbaserte og leveres som en del av et større tjenestetilbud som også omfatter opplæring, bistand til integrasjon, endringsledelse ved implementering mv. Verktøyene kan benyttes for innhenting av tilbud ved mindre anskaffelser og for helelektronisk gjennomføring av alle typer større anskaffelser. Det er inngått parallelle rammeavtaler med to leverandører av relativt like verktøy, og offentlige virksomheter anbefales å benytte ett av disse.

De to leverandørene er:

• Visma Advantage AS (www.visma.no/ehandel)
  • Kontaktperson: Kontaktperson: Jostein Hårdnes, Tlf: 40 00 55 03
  • Tilbyr verktøyet “Complete Tender Management (CTM)” fra underleverandøren EU-SUPPLY (www.eu-supply.com) som er i utstrakt bruk, blant annet i offentlig sektor i flere europeiske land.

• Mercell Holding AS (www.mercell.com)
  • Kontaktperson: Kristian Gromholt, Tlf: 90 52 27 37 alternativt Une Moslet eller post@mercell.com.
  • Tilbyr verktøyet “Mercell Sourcing Service” som allerede er i utstrakt bruk i både offentlig og privat sektor i Skandinavia, Tyskland og Baltikum.

Hvordan kan offentlige virksomheter få tilgang til tjenestetilbudet?

For at din offentlige virksomhet skal få tilgang til tjenestetilbudet, må det tegnes en Abonnentavtale med én av de to Operatørene som er angitt ovenfor (Visma Advantage eller Mercell). Begynn med å fylle ut Bilag 1 til Abonnentavtalen. Dette er en enkel mal for forespørsel til Operatørene som skal gi en kortfattet informasjon om din virksomhet og om behovene. Det gis veiledning i malen. Forespørsel må sendes til begge Operatørene og det må gjennomføres en ”minikonkurranse” mellom disse for å avgjøre hvilket av de som best tilfredsstiller din virksomhets behov. Veiledning ligger i malen også for dette. Hele Abonnentavtalen kan lastes ned fra link nederst på denne siden, og består av:

• Abonnentavtale – generelle avtalevilkår
• Bilag 1 Tjenestebeskrivelse (dokumentet er likt for begge Operatører - mal for forespørsel med veiledning)
• Bilag 2 Tjenestekvalitet (Service Level Agreement)
• Bilag 3 Priser (ferdig forhandlede priser)
• Bilag 4 Avtale om bistand til endringsledelse (om ønskelig)

Hva kan offentlige virksomheter oppnå ved å benytte KGV?

Målsettingene har vært å tilby hensiktsmessige funksjonalitet til både store og små offentlige virksomheter. Verktøyene skal:

• Sikre brukerne (offentlige oppdragsgivere og deres leverandører) enkel teknisk og kostnadseffektiv tilgang til KGV som en del av Ehandel.no.
• Bidra til forenklet gjennomføring av offentlige anskaffelsesprosesser gjennom tilrettelegging for standardisering og gjenbruk av informasjon.
• Bidra til forenklet etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser og ny forskrift om offentlige anskaffelser og legge til rette for utnyttelse av mulighetene for effektiv elektronisk konkurransegjennomføring som dette regelverket gir.
• Sikre at helhetlige løsninger for elektroniske forretningsprosesser blir innført mellom offentlige oppdragsgivere og leverandørmarkedet

Betydning for offentlige anskaffelser

DIFI antar at bruk av KGV og tilsvarende verktøy over tid vil bli den alminnelige måten å innhente tilbud, både ved store og små anskaffelser i offentlig sektor. Dette forventes å bidra til at;

• Det offentlige vil bli mer strukturert og metodisk i sine anskaffelser.
• Den offentlige innkjøper blir mer profesjonell.
• Konkurransen om offentlige anskaffelser vil øke
  • Konkurranser blir gjennomført oftere, kanskje mer splittet med hensyn til produktområder
  • Flere anskaffelser blir konkurranseutsatt
• Graden av standardisering øker
• Det blir vesentlig mindre arbeidskrevende for leverandører å gi tilbud til det offentlige

Det er imidlertid mulig å utvikle seg i ulikt tempo ettersom funksjonalitet i begge verktøy både understøtter mer tradisjonelle måter og nyere måter å arbeide på. Offentlige oppdragsgivere kan utforme kvalifikasjons- og/eller konkurransegrunnlag elektronisk slik at leverandører enten;

• Besvarer med innlevering av tekstdokumenter, regneark mv
  • Som gir mindre logistikk, men arbeidsoppgaver omtrent som ved papirbasert innlevering både for oppdragsgiver og leverandør

eller

• Besvarer gjennom utfylling av webbasert spørreskjema (evt. med vedlegg)
  • Som gir mer jobb initialt for oppdragsgiver, men mindre i ettertid gjennom at man mottar sammenlignbare besvarelser og kan delvis automatisere evalueringsarbeidet.

Ehandel.no og konkurransegjennomføringsverktøy

Det er Direktoratet for forvaltning og IKT ved Avdeling for offentlige anskaffelser (DIFI ANS) som forvalter KGV-avtalene på vegne av KS og Fornyings- og administrasjonsdepartementet. En av DIFIs hovedoppgaver på anskaffelsesområdet er å bidra til fornying og effektivisering av offentlig sektor gjennom bruk av elektroniske midler som støtter helhetlige og velfungerende prosesser i hele verdikjeden knyttet til offentlige innkjøp. Offentlig sektor kjøper årlig inn for omkring 315 milliarder kr. Gevinstpotensialet ved bruk av bedre, enklere og sikrere elektroniske prosesser for anskaffelse av varer og tjenester, samt bygg og anlegg er betydelig, og Ehandel.no er det sentrale virkemiddelet for å oppnå økt bruk av elektronisk handel i offentlig sektor.

DIFI samarbeider med KS og brukere fra både offentlig sektor og næringslivet

Gjennomføringen av konkurransen er ressurskrevende, og vi er opptatt av at brukere både i offentlig og privat sektor blir fornøyd med de nye rammeavtalene. Derfor er det viktig for oss å samarbeide med interessenter og brukere slik at behov og erfaringer blir ivaretatt best mulig. Vi er derfor glade for at vi har kunnet samarbeide med KS Innkjøpsforum, ”gamle og nye” brukere av Ehandel.no og næringslivet ved Næringslivets hovedorganisasjon (NHO), Servicebedriftenes landsforening (SBL), Handels- og servicenæringens hovedorganisasjon (HSH) og Leverandørforeningen til helsesektoren (LFH) i dette arbeidet.

Hvem kan benytte rammeavtalene

KS og Fornyings- og administrasjonsdepartementet har tidligere innhentet fullmakter fra offentlige virksomheter som ønsker en rett til å benytte avtalene som inngås i tilknytning til Ehandel.no. Det har kommet inn mer enn 570 fullmakter, og en fullstendig oversikt over rettighetshavere i statlig sektor ligger her. Oversikt over rettighetshavere i kommunal sektor ligger her.

Last ned kravspesifikasjon

• Innledende informasjon, beskrivelse av omfang og definisjoner (kapitlene 1 og 2)
• Overordnede og funksjonelle krav (kapitlene 3 og 4)
• Krav til håndtering av elektronisk signatur i forbindelse med innlevering av tilbud (kapittel 5)
• Krav til integrasjoner mot virksomhetsinterne systemer (kapittel 6)
• Krav til tjenestenivå ("Service Level Agreement") (kapittel 7)
• Krav til informasjonssikkerhet (kapittel 8)
• Krav til opplæring, kursing og veiledningsmateriell (kapittel 9)
• Krav til endringsledelse i forbindelse med Abonnentens implementering (kapittel 11)
• Krav til markedsføring, prising og testing / godkjenning av tjenestene (kapitlene 10, 12 og 13)

Mer informasjon

DIFI ANS har laget et sammenlikningsverktøy hvor man kan finne og sammenlikne begge Operatørenes besvarelse av vår kravspesifikasjon. På denne måten kan man sette seg inn i de ulike Operatørenes tjenestetilbud og vurdere tilbudenes styrker og svakheter i forhold til egne behov. I sammenlikningsverktøyet kan du selv velge om du vil se de overordnede vurderingene eller lese den detaljerte besvarelsen fra hver enkelt Operatør. Vær oppmerksom på at denne informasjonen er passordbeskyttet. Tilgang vil bli gitt på forespørsel til alle "Rettighetshavere". Før tilgang kan gis, vil det bli verifisert at den epost-adressen som blir oppgitt, tilhører en "Rettighetshaver". Dersom du har tilgang til tilsvarende informasjon om våre avtaler på Sluttbrukerapplikasjoner, kan du benytte samme brukernavn og passord.

• Forespørsel om tilgang
• KGV Sammenlikningsverktøy -detaljert (ikke priser) (Krever innlogging)
• Abonnentavtaler (Krever innlogging)

Dersom du har andre spørsmål, kan du ta kontakt med DIFI ANS på e-post: kgv@ehandel.no.