Gjøvik-regionens fem kommuner

Felles inntog på Ehandel.no

Gjøvik-regionens fem kommuner har i de siste ukene gjort sitt inntog på Ehandel.no: Gjøvik, Østre Toten, Vestre Toten, Søndre Land og Nordre Land. De fem har fra før av et innkjøpssamarbeid med felles rammeavtaler, og kommunene har siden 2006 hatt et samarbeid om innføring av e-handelssystem. Allerede fra årsskiftet skal det nye systemet tas i bruk – da skal den første avtalen på plass. De øvrige avtalene kommer med etter hvert som de respektive anbudskonkurransene kommer i mål. Ambisjonen er at brukerne skal kunne bestille kontorrekvisita, skolemateriell, m.m. etter nyttår 2008.

Til sammen har kommunene nær 70 000 innbyggere, og de kjøper til sammen for 800 – 900 mill. kroner årlig. Anslagsvis 25-30 prosent av dette egner seg antakeligvis for e-handel. I de fem kommunene gjennomføres det årlig om lag 90 000 transaksjoner i forbindelse med anskaffelser. Det kan bli aktuelt med elektroniske avrop fra nærmere ti rammeavtaler. Så mye e-handling foregår ikke i dag – bare noen tyvetalls brukere er i gang, og det er heller ikke mange leverandører med foreløpig – fire-fem så langt.

Målet for bruk av e-handel er å få et virkemiddel for bedret økonomistyring. Det dreier seg om å få bestillinger og avrop til å bli transaksjoner, med tilhørende oversikt, besparelser og kontroll opp mot økonomisystemet. Bedret avtalelojalitet til inngåtte rammeavtaler er et annet mål, og besparelser ved at systemet styrer innkjøpene mot anbudsprodukter som er gitt høyeste rabatt. Dessuten dreier det seg om lavere kostnad ved skifte av leverandør, mer effektiv oppfølging av innkjøp p.g.a. bedre rapportverktøy og færre bestillere med høyere innkjøpskompetanse. Mindre tidsbruk ved bestilling og betaling er også blant målene.

Fremdrift

Kommunene benytter i dag e-handelsløsningen til VISMA Unique, som er koblet opp mot ehandelsplattformen på Ehandel.no, levert av IBX AS. E-handelsløsningen er en egen modul i økonomisystemet. Etter fremdriftsplanen skal superbrukere, systemansvarlige og andre involverte ved de utvalgte pilotstedene få opplæring fram til årsskiftet. Registrering av grunnlagsdata og inngåelse av samarbeidsavtaler med leverandører skal også gjøres i denne perioden. Dessuten er det laget kommunevise utrullingsplaner for brukeraktivering og leverandøraktivering.

Kritiske faktorer

Det mest kritiske i forbindelse med utrullingen fram til nå har vært å få oversikt over brukere og å rekruttere superbrukere, og gjennomføre avklaring av roller, fullmakter og anvisning av bestilling før den sendes. Dessuten har det vært viktig å få gitt riktig og viktig informasjon til berørte enheter og etablere positivitet i hele organisasjonen for det som skal komme. Det å holde nødvendig trykk slik at det ikke går for lenge før alle rammeavtalene er tatt i bruk, hører også hjemme blant utfordringene.

Når det gjelder evalueringsrutiner, legger kommunene til rette for måling av lekkasje. Blant målekriterier for øvrig er antall bestillere ved driftsstart og etter ett år i drift, måling av totalbruk e-handel bl.a. antall ordre og omsetning, og måling av innkjøp innenfor og utenfor rammeavtaler.