Bergen kommune med obligatorisk e-handel

Enda en kommune gjør elektronisk bestilling over Ehandel.no obligatorisk. Det er Bergen kommune denne gangen, og etter planen skal obligatorisk bruk av e-handel innføres stegvis i løpet av høsten. Kommunen relanserte sin e-handelssatsing denne våren – med ny og vesentlig mer brukervennlig løsning. De merker også en større modenhet hos leverandørene for bruk av e-handel nå enn tidligere. Våren og forsommeren er ikke minst benyttet til opplæring av såkalte hovedbestillere i kommunen, forteller primus motor for innføringen av e-handel i kommunen, spesialrådgiver Ole Rasmussen ved innkjøpsavdelingen.

Bergen kommune gjør nå en relansering av sin innføring av e-handel, og spesialrådgiver Rasmussen forteller at de i den forbindelse har prioritert opplæring av brukere:

- Vi har kurset om lag 500 ansatte fordelt på de ulike resultatenhetene i kommunen – i gjennomsnitt 1-2 på hver enhet. Disse har fått heldags kombinert opplæring i bakgrunn og hensikt med anskaffelsesregelverket og vår nye e-handelsløsning. De om lag 500 skal bekle en rolle som hovedbestillere, det vil si personer med god kompetanse på avrop/bestilling over e-handelssystemet. Hovedbestillerne vil fremover være et viktig kontaktpunkt ute i organisasjonen, og de vil få oppdatert informasjon om endringer i leverandører og produkter på rammeavtalene.

De øvrige ca. 1.800 som har tilgang til økonomisystemet, vil også få tilgang til bestillingsløsningen tidlig på høsten. Når det gjelder opplæring vil en her satse på eLæring og veiledning/oppfølging av hovedbestillerne på arbeidsstedet. Dette er personer som kanskje ikke bestiller så ofte, men som kan gjøre det når "hovedbestiller" ikke er tilstede

Brukervennlighet

- De oppgraderte elementene i løsningen fra Agresso og IBX gjør brukervennligheten vesentlig bedre enn det tidligere systemet vi hadde, og det er svært viktig. Hvis ikke e-handelsløsningen er effektiv og lett å bruke, blir det betydelig vanskeligere å få bestillerne til å benytte e-handel. Da faller de lett tilbake til ”gamlemetoden”, som gjerne er telefonbestillinger, og samtidig svekkes den forutsatte avtalelojaliteten som er til gunst for så vel leverandør som kommune, påpeker Rasmussen.

Det er nå 20 leverandører med i e-handelsløsningen til kommunen via Ehandel.no. Disse er på rammeavtaler for de aller mest omsatte produktene, som for eksempel kontormateriell, papirprodukter, rengjøringsmidler etc. Rasmussen understreker at det bare er rammeavtaleleverandører som er gjort tilgjengelig på markedsplassen, ikke andre leverandører. I løpet av høsten vil det bli inngått flere nye rammeavtaler som skal gjøres tilgjengelig for e-handel. Bergen kommune har lenge stilt strenge krav til leverandører ved nye avtaleinngåelser om bruk av e-handelsløsningen og har så langt ikke erfart at noen har reservert seg mot dette.

Positive leverandører

Rasmussen fremhever at leverandørene er positive til å benytte e-handelsløsningen. Det er en vesentlig større modenhet å spore blant leverandørene enn ved oppstarten med e-handel i Bergen kommune for over 3 år siden, men noen må nok legge mer arbeid i å få opp en bedre integrasjon. Det blir tungvint når vi bestiller elektronisk, og leverandøren må skrive ut ordren og så registrere den inn i sitt ordresystem. Også katalogkvaliteten bekymrer Rasmussen:

- Brukeren forventer å se bilder av produktene, få god og oppdatert informasjon om priser, bestillingsenheter, kvaliteter etc., og dessuten gjerne en oversikt over tilleggsprodukter. Med kataloger som tidligere bare var til internt bruk hos leverandørene, oppnås ikke alltid den kvalitet som gjør dem brukervennlige.

Obligatorisk

Til høsten skal Bergen kommune, i følge sin vedtatte innkjøpsstrategi, gjøre bruk av e-handel obligatorisk. Det kommer til å skje skrittvis, inntil alle leverandørene er omfattet av den nye ordningen ved årsskiftet.

- Vi begynner med obligatorisk e-handelsbestilling til én leverandør tidlig på høsten. Så fortsetter vi med en gradvis opptrapping i et tempo som ikke minst avgjøres av kvaliteten på katalogene og på de tekniske løsningene. Men målsettingen er obligatorisk e-handel til våre 20 prioriterte leverandører gjennom Ehandel.no innen utgangen av 2008, opplyser spesialrådgiver Ole Rasmussen.